Mindig legyen vészterv!

Minden üzletnek szüksége van egy vésztervre, arra az esetre, ha valamilyen nem várt esemény megzavarná az üzlet menetét. Olvasd el, mire és hogyan érdemes felkészülnöd, hogy ne érjen meglepetés!

Egy természeti katasztrófa, egy súlyos műszaki probléma vagy más, előre nem látható veszély bármelyik vállalkozás működését megzavarhatja – erre az elmúlt időszakban meglehetősen látványos és globális példát szolgáltatott a COVID. A kiszámíthatatlanra való felkészülésként kell egy készenléti terv, amely biztosítja, hogy a vállalkozásunk történtek ellenére vállalkozásunk továbbra is működni tudjon.

A terv rögzíti, mik az üzletet fenyegető lehetséges kockázatok, és milyen lépéseket kell tennie a cégnek, amennyiben valamelyik bekövetkezik. Ezeknek a lépéseknek nemcsak az a szerepük, hogy csökkentsék az üzleti veszteséget, hanem a munkavállalók biztonságáról is gondoskodnak. Egy jól átgondolt vészterv a túlélés és a csőd közötti különbséget jelentheti egy vállalkozás számára.

Egy jó terv időt és pénzt takarít meg a vállalkozásnak azzal, hogy előre rögzíti, milyen erőforrásokra és lépésekre van szükség az adott esetben. Ez pedig a helyzet okozta stresszt is nagyban csökkenti, hiszen nem kell azon aggódni, mi is a teendő, egy pontig elég csak követni a lépéseket.

Kép:Unsplash

Hogyan készítsünk vésztervet?

1. Feltérképezés

Az első lépés, hogy meghatározzuk, milyen potenciális veszélyek fenyegethetik vállalkozásunkat, és ezek mely funkciókat érinthetik. A veszély forrása függhet a vállalkozás jellegétől, de akár földrajzi elhelyezkedésétől is. Íme néhány példa:

• Tűz, vihar vagy egyéb természeti károk
• Gépek, berendezések meghibásodása
• Hosszabb üzemszünet (áram, víz, gáz vagy telekommunikáció terén)
• Kulcsfontosságú alkalmazottak kiesése
• A számítógépes rendszer meghibásodása, az adatok sérülése
• Az ellátási lánc megszakadása (pl. egy kieső partner vagy piaci átrendeződés miatt)
• Ha valamiért lehetetlenné válik elérni a vállalkozás telephelyét

A konkrét, cégünkre vonatkozó kockázatok feltérképezése nem magányos, vezetői feladat. A legjobb, ha minden szakterületet bevonunk a munkába.

2. Elemzés

Ha már feltérképeztük, hogy vállalkozásunkat milyen veszélyek fenyegethetik, meg kell jósolnunk, mivel jár, ha egyes funkciók vagy folyamatok kiesnek a rendszerből. Ez segít megbecsülni az esemény működési és pénzügyi hatásait, valamint hogy mire lesz szükségünk a helyreállításhoz. Lássunk pár példát arra, milyen hatással lehetnek vállalkozásunkra a nem várt események:

• Elveszett vagy késedelmes értékesítés, jövedelem
• Megnövekedett költségek (pl. túlórák, munkák kiszervezése, azonnali kiadások)
• Szabályozási bírságok
• Szerződésszegéssel járó kötbérek kifizetése
• Az ügyfelek elégedetlensége vagy elvesztése
• Új terveink megvalósításának csúszása, és az ezzel járó veszteségek, extra kiadások

Fontos, hogy a hatások megbecslésénél vegyük figyelembe az időfaktort is. Azaz, hogy mikor következik be az adott esemény (pl. szezonban vagy szezonon kívül), és milyen hosszan húzódhatnak el a hatásai (pár óra vagy akár több hónap).

Az elemzés részét kell, hogy képezze annak az áttekintése is, hogy mely esemény bekövetkezése a legvalószínűbb, és melyik járna a legnagyobb kárral.

3. Tervkészítés

A feltárt potenciális káresemények mindegyikére külön tervet kell kidolgoznunk.

Egy példa: ha vállalkozásunk egyik alapkelléke egy csiszológép, ennek meghibásodása esetén a gyártás ideiglenesen leáll. Ekkor kell nyúlnunk a vészforgatókönyvhöz, melyben rögzítettük, hogy a szerviz, a kölcsönzés vagy egy új gép vásárlása ilyenkor a legkifizetődőbb, és melyikhez milyen kapcsolatokra és erőforrásra van szükségünk, illetve lesz fogalmunk arról is, hogy mennyire rengeti meg a vállalkozást egy pár órás, pár napos, vagy ennél is hosszabb kiesés.

Fontos, hogy a tervben konkrétumok szerepeljenek, melyek valódi és gyors megoldást hozhatnak a bajban. Ha például egyik leghatékonyabb alkalmazottunk kiesik a munkából, a tervben szerepelnie kell(ene) olyan szakembernek, aki képes akár azonnal átvenni a feladatait. Ehhez viszont tudnunk kell azt is, kit milyen munkával, milyen felelősségi körrel és mekkora bérért bíznánk meg. Minél több konkrétum szerepel a tervben, annál kevésbé kell kétségbe esnünk egy éles helyzetben. A tervet rendszeresen frissítsük az aktuális adatokkal!

4. Eligazítás

A kész terv önmagában még semmit sem ér, annak érintettjeinek tudnia kell, hogy kinek mi a feladata probléma esetén. Ezért a terveket érdemes alaposan átbeszélni a kollégákkal, és a visszajelzések alapján tovább csiszolni azokat, hogy a lehető legáramvonalasabban működjenek a dolgok, ha baj történne.

Jöjjön egy konkrét, és nyilván nagyon leegyszerűsített példa, hogyan is fest egy készenléti terv. Egy fagyasztott készételeket gyártó cég bevételének 60%-át a mirelit pizzák értékesítése adja. A pizzák mind a cég központi üzemében készülnek. Ha az üzemben valamilyen nagyobb probléma adódna, az súlyosan érintené az egész céget. A legnagyobb kockázatot egy lehetséges tűzeset jelenti, de egy hosszabb áramkimaradás vagy a gépek meghibásodása is hatalmas kiesést jelentene. A tulajdonos ezért összeállította a vészforgatókönyvet:

Látható, hogy ha ismerjük vállalkozásunk súlypontjait, könnyebben fel tudjuk mérni a lehetséges kockázatokat, és ezek alapján összeállíthatjuk a vészforgatókönyvet. Érdemes tehát kicsit előre gondolkodni, hogy ha beüt a krach, egyből legyen hova nyúlnunk.

Részletesebben itt olvashatsz minderről.