Számos olyan ingyenes, vagy olcsón elérhető szoftver létezik, ami támogatja a vállalkozások működését. Összeszedtük, mikkel érdemes kisvállalkozóként is megismerkedned.
Egy amerikai kutatás szerint az átlagos vállalkozó munkaideje 68%-át tölti napi adminisztrációval, míg a hosszútávú stratégia megtervezésére és vállalkozása fejlesztésére mindössze ideje 32%-a marad. Sejthetjük, hogy néz ki ez az arány Magyarországon.
A kifejezetten kisvállalkozások számára tervezett, könnyen kezelhető szoftverek azonban hatalmas terheket vehetnek le egy cég válláról.
Az, hogy a digitalizáció támogatja a vállalkozások hatékonyságának növelését, nem kérdés. A vele szemben felmerülő ellenérvek között viszont a kkv-szektorban gyakran a szoftveres megoldásokra való áttérés költségei jelennek meg. Bár a megtérülés nem kétséges, értjük, hogy főleg egy induló cég esetében az ilyen beszerzések komoly terhet jelentenének. Összeszedtük tehát azokat az alapvető szoftvertípusokat, amelyekkel mindenképpen megéri felturbózni a napi működést, ráadásul ingyenesen, vagy fillérekért elérhetők.
Persze ahány vállalkozás, annyi igény. Ezért nem is konkrét szoftvereket ajánlunk most, hanem típusokat, amelyek között érdemes keresgélni egy-egy olyat, ami megfelel neked.
Kép:Unsplash
Elektronikus számlázók
A kötelező adatszolgáltatás miatt az elektronikus számlázásra való áttérés nem is eldöntendő kérdés már. Ám érdemes átgondolni, milyen funkciókra és milyen számlázó programra is van szükségünk. A piacon vannak ingyenes, havidíjas és hibrid megoldások is, amelyekből nekünk kell kiválasztani azt, ami a legjobban passzol céges szükségleteinkhez.
Az alap, hogy kiválthatjuk a papíralapú számláinkat, és átláthatóbb, rendezettebb, visszakereshetőbb formában állíthatjuk ki forint alapú számláinkat. De összetettebb szoftverek esetében kiállíthatunk devizás számlákat, díjbekérőket, árajánlatokat, szállítólevelet, valamint rögzíthetjük a bejövő számlákat, kezelhetjük a rendszeresen ismétlődő számlákat, és még megannyi funkció áll rendelkezésünkre, melyekkel automatizálhatjuk, egyszerűsíthetjük a napi adminisztrációt.
Mindez pedig nemcsak abban segít, hogy könnyebben elvégezhessük a számlázási feladatokat, hanem átláthatóbbá, könnyebben nyomon követhetővé válnak cégünk bevételei és kiadásai, napi pénzforgalma, így mi is könnyebben tervezhetjük meg vállalkozásunk jövőjét. A tervezés az alapvető feltétele annak is, hogy elkerülhetők legyenek a kisvállalatok esetében gyakori cash-flow problémák. Persze egy szoftver mellett sok más is segíthet ebben.
Grafikai programok
Egy kisvállalkozásnak is fontos, hogy kimenő anyagai – legyen szó levélpapírról, közösségi média posztról vagy egy meghívóról – vizuálisan egységesek, ízlésesek és egyediek legyenek. Senkit nem bíztatunk arra, hogy maga kezdje el a teljes arculat kialakítását – erre jobb szakember segítségét kérni – de vannak feladatok, amiket házon belül, saját kézzel is meg lehet oldani. Ha nem tudunk megfizetni egy grafikust, aki minden árajánlatot és Facebook posztot elkészít az aktuális igények szerint, számos online elérhető grafikai program áll rendelkezésünkre, melyekkel magunk is összerakhatunk egyszerűbb anyagokat.
Dolgozhatunk kategóriákba rendezett, kész sablonokkal, amiket aztán tetszés szerint személyre is szabhatunk, de akár saját logónkat, arculati színeinket, fotóinkat is beleszerkeszthetjük a designba.
A legnagyobb ilyen alkalmazások haladnak a korral, és a social media platformok legújabb trendjeihez igazított sablonokat is kínálnak a felhasználónak. Így facebookos vagy instagramos posztjainkat is könnyedén feldobhatjuk, hogy dizájnosabb és figyelemfelkeltőbb tartalmat adhassunk követőinknek.
E-mailmarketing-kezelő
Az e-mailes ajánlatok és hírlevelek kiküldése az egyik leghatékonyabb marketingeszköz a kkv-k kezében. Ám nagyon nem mindegy, hogyan néznek ki a levelek, melyik ügyfélhez mi jut el, és milyen adatokat tudunk kinyerni az elküldött levelekből. Ebben nyújthat hatalmas segítséget egy, a tömeges e-maileket kezelő szoftver.
Egy darabig talán működik a hírlevelek kézi összerakása és kiküldése, de egy növekvő vállalkozás hamar eljut oda, hogy szüksége lesz szoftveres támogatásra. A legtöbb ilyen program alkalmas arra, hogy kezelje a felvitt adatbázist, és a beállításoknak megfelelően szegmentálja a kiküldendő üzeneteket.
Vannak viszont olyan szoftverek is, amik kész email sablonokat, kereteket, sőt előregyártott paneleket (feliratkozás, üdvözlés, ajánlatkérés, visszahívás kérés stb.) is kínálnak, hogy hírlevelünk igazán professzionálisan nézzen ki.
A legfontosabb funkció mégis talán a levelekbe épített elemző rendszer, amely adatokat gyűjt a kiküldött e-mailek utóéletéről. Ezeket aztán kielemezve lemérhetjük kampányunk sikerességét, és tovább finomíthatjuk, szegmentálhatjuk az e-mailes megkeresések beállításait.
Projektmenedzsment-szoftver
Egy idő után minden vállalkozás szembesül azzal, hogy már képtelen átlátni és koordinálni a folyamatosan bővülő feladatokat. Az asztali naptárnál és a post-itezésnél azonban van jobb megoldás is. Ilyenkor jön jól egy projektmenedzsment-szoftver. A paletta azonban rendkívül széles, ezért minden vállalkozásnak magának kell megtalálnia a saját szakterületéhez, méreteihez, feladattípusaihoz legjobban passzoló alkalmazást.
A jól kiválasztott program segít átlátni, hogy egyes munkafolyamatokhoz milyen részfeladatok tartoznak, melyiken kinek kell dolgoznia, és hogy az illető éppen hol tart a saját munkájával.
A feladatokat dedikálhatjuk, időzíthetjük, felcímkézhetjük, és meghívhatunk rájuk kollégákat, akik maguk is menedzselhetik a felületet. Így egy kis betanítás után mindenki tudni fogja, hogyan jelölje munkája státuszát.
Egy igazán sokoldalú projektmenedzser eszközt összeköthetünk a céges levelezőrendszerrel és naptárral is, így a meetingek, határidők és üzenetváltások is mind láthatóak lesznek az adott projekt felületén a rendszerben, ezzel is segítve a hatékony munkát.
Céges kommunikációs felület
A céges belső kommunikáció sokat fejlődött az elmúlt két–három évtizedben. Az össze-vissza kapcsolgatott telefonok, majd a kibogozhatatlan, boldog-boldogtalant spamelő e-mailfolyamok után végre olyan kommunikációs platformok állnak a cégek rendelkezésére, melyek sokkal átláthatóbbá teszik a munkafolyamatokat.
Egy jó platform olyan egyszerűen kezelhető, mint egy sima chat felület, de annál jóval okosabb. Létrehozhatunk zárt vagy nyílt csoportokat, témákhoz rendelt csoportos csatornákat, küldhetünk fájlokat, és szervezhetünk közös hang- vagy videohívást is.
Egy ilyen program nagy előnye az e-mailezéssel szemben, hogy valós idejű kommunikációt tesz lehetővé, rugalmasabban kezelhetőek a létrehozott csoportok, és sokkal könnyeben visszakereshetőek az üzenetek, akár témára, szóra vagy névre szűrünk.
Weboldalkészítők
Bár egyre több kis cég a Facebook oldalát teszi fő platformmá, ennek vannak kockázatai. A weboldal pedig a mai napig fontos felület egy vállalkozás megjelenésében. Egy tetszetős és jól működő honlap fejlesztése azonban sok pénzt és energiát emészthet fel, amit nem minden vállalkozás engedhet meg magának. Szerencsére a különféle online weboldalkészítők segítségével ma már bárki jól működő és korszerű oldalt varázsolhat magának, különösebb programozói ismeretek nélkül.
Igény szerint választhatunk, hogy kész sablonokat használunk, vagy a meglévő elemeket személyre szabva teljesen egyedi weboldalt készítünk. Az igazán profi programokban szinte minden elemet, gombot, menüt, fejlécet, háttérképet, színvilágot változtathatunk.
Bizonyos igényszint felett azonban már bizony elkél a grafikusi szakértelem is, hogy a végeredmény egy valóban esztétikus és jól használható honlap legyen.
Ami a funkciókat illeti, sok szoftvernél alkalmazhatunk már lefejlesztett paneleket, így, ha például saját webshopot vagy megrendeléskezelőt szeretnénk, esetleg beépítenénk az oldalunkba a social csatornáink tartalmait, ezeket is behúzhatjuk a készülő oldalba.