Ennek már soha nem lesz vége? Egyáltalán minek ülök itt? Nem lehetett volna ezt 10 percben megbeszélni? Ha ismerősek ezek a kérdések, akkor ideje megismerkednek a mikromeeting fogalmával.
40%. Szakértők becslése szerint a munkaidő ekkora része megy el fölösleges értekezletekre. Ennyi időpazarló meetinget sem végig ülni, sem leadminisztrálni nem lehet. És akkor még nem beszéltünk arról a mentális kimerülésről, amit ezek a hiábavaló, végeláthatatlan megbeszélések okoznak a résztvevőkben.
Hogy mekkora időpazarlás valójában a megszokott meeting rendszer, arról itt találsz néhány sokkoló statisztikát.
Régóta fennálló probléma ez, amellyel kis- és nagyvállalatok egyaránt küzdenek a mindennapokban. A távoli munkavégzés és az online meetingek azonban minden eddiginél jobban előtérbe helyezték a problémát, de lehetőséget is adott, hogy rövidebb, koncentráltabb meetingekkel oldják meg a napi döntéshozatalt. Ha senkinek nem kell nemhogy utazni, de még az asztalától felállni sem ahhoz, hogy részt vegyen egy megbeszélésen, sokkal könnyebben mondjuk azt, hogy csak 10 percet kérünk tőle. A fizikai világban 10 perc alatt még a kávét sem isszuk meg, amit az udvariasság alapvető kellékeként a találkozókon felkínálnak. Ez is egy jel, hogy a hosszú meetingek egy részben például protokolláris előírásoknak is köszönhetők.
A virtuális térben lerövidültek az értekezletek, de még mindig gyakoriak az 1-1,5 órás megbeszélések, amik időt, pénzt és energiát vesznek el a cégtől, miközben az adott téma talán nem is kívánt volna meg ekkora időráfordítást. Bizonyos témákban és helyzetekben azonban kiválóan működnek a mikromeetingek, személyesen és online is.
Itt találsz tippeket ahhoz, miképp mutatkozz profinak az online meetingeken.
Egy mikormeetingen nem fogjuk megalkotni a cég teljes stratégiáját a brainstormingtól a döntésekig. De például egy 10 perces értekezlet elegendő ahhoz, hogy meghatározzuk a következő feladatok prioritási sorrendjét. Egy beszállítói ajánlat áttekintéséhez és a döntés meghozatalához pedig elég lehet 15 perc is, ha volt már korábbi tapasztalat a beszállító cégekkel.
Ha jól szervezzük a megbeszéléseket, 10, 15 vagy maximum 20 perc alatt is eljuthatunk azokhoz az eredményekhez, amelyek korábban 2-3 órát is igénybe vettek. Ehhez azonban pontos előkészítésre és szigorú szabályokra van szükség.
Kép: Unsplash
-
Szükség van erre a megbeszélésre?
A legelső lépés, hogy eldöntsük, az adott feladathoz meetinget kell szerveznünk, vagy tényleg elég lenne egy email, vagy egy mindenki által kommentálható dokumentum. A tapasztalat azt mutatja, hogy az értekezletek 15-20%-a kiváltható lenne egyéb megoldásokkal.
-
Mi a cél?
Ha pontosan meghatározzuk, hogy az adott megbeszéléssel mit szeretnénk elérni, kisebb az esélye az elkalandozásnak. Ha a célt elértük, a meetingnek vége. Ne hozzunk be „mellesleg” még más dolgokat, problémákat! Ha ilyen felmerül, azt rögzíteni kell mint egy esetleges következő meeting témája.
-
Minden információ rendelkezésre áll?
Ha a megbeszélésen derül ki, hogy bizonyos információk még hiányoznak ahhoz, hogy dönteni lehessen a témában, akkor a meetingnek semmi értelme. Ezért fontos, hogy mindenki felkészülten és az addigi feladatait elvégezve érkezzen a találkozóra. Ehhez arra is szükség van, hogy az anyagokat előzetesen megkapják a résztvevők. Valójában prezentációt vetíteni is teljesen felesleges a meeting során, az abban foglaltakat elküldhetjük előre, ha csökkenteni szeretnénk a találkozóra szánt időt.
-
Kinek kell részt vennie?
Egy mikromeetingen kizárólag a feladathoz nélkülözhetetlen emberek vesznek részt. Semmi keresnivalója itt a projektről mit sem tudó, de mindenbe beleokoskodó vezetőnek vagy a munkafolyamat jelen fázisában teljesen haszontalan kollégának.
-
Ki a főnök?
Mármint az adott megbeszélés során. Fontos, hogy mindenkinek tiszta legyen, ki a megbeszélés irányítója. Ez egyrészt azt jelenti, hogy ő adja meg a szót a hozzászólóknak – szinte hihetetlen, hogy ezzel az egyszerű dologgal mennyi időt lehet spórolni. Mert jelentkezni a legritkább esetben fog valaki azért, hogy benyögjön egy poént. Másrészt fontos, hogy ki a döntéshozó az adott helyzetben. Ki az, aki kimondja a végső szót a meeting témájának kérdésében?
Mikromeeting a gyakorlatban
A meghívókat legalább a meeting előtt 48 órával ki kell küldeni, csatolva minden, a felkészüléshez szükséges dokumentumot. A meghívóban fel kell tüntetni a napirendet, a témák sorrendjét, és hogy az egyes felelősöknek mennyi idő áll majd rendelkezésükre.
Nincs helye késésnek, igazolatlan hiányzásnak, bejövő hívásoknak, és semmilyen zavaró tényezőnek, kizárólag a koncentrált munkának. A mikromeeting csak akkor lehet hatékony, ha ebben a rövidke időben minden résztvevő az adott projektre koncentrál.
A szűk időkeret megköveteli, hogy a rövid köszöntő után kizárólag a lényegről essen szó, anekdotázásra, belső konfliktusok megvitatására, személyes problémák kibeszélésére nincs idő.
Rögzíthetjük, hogy maximum mennyi idő áll rendelkezésre egy-egy hozzászólásra. Hasznos lehet akár órát beállítani, ami figyelmezteti az éppen beszélőt az idő múlására. Talán túlságosan szigorúan hangzik, de a hatékonyság jegyében be kell tartani a játékszabályokat, hogy ezzel időt és pénzt takarítsunk meg a cégnek, és megkíméljük kollégáinkat.
Néha érdemes még ennél is inkább változtatni a szabályokon. Ha például állva tartjuk a megbeszélést, szinte biztos, hogy senki nem akarja majd feleslegesen húzni az időt. Egyébként sem ártana csökkenteni, hogy mennyit ülünk egy nap – itt a kiváló alkalom.
A mikromeeting után egy erre kijelölt személy felel azért, hogy a meghozott döntések és intézkedések bekerüljenek egy olyan rendszerbe, ahol a téma összes érintettjéhez mihamarabb eljuthat az információ.
A hatékony időgazdálkodás alapvető sikerfeltétel egy vállalkozás esetében. Ha pedig vannak olyan alternatív eszközök, melyek segítik ezt, érdemes felhagyni a régi, hátráltató formákkal. Még akkor is, ha az új modell elsőre talán túlszabályozottnak vagy túlhajtottnak tűnik. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a mikromeetingekkel nemcsak időt spórolhatunk, de az elfogadottságuk is jobb hagyományos társaiknál. Nem csoda, hiszen senki sem szeret fölöslegesen végtelenbe nyúló megbeszéléseken kornyadozni.