A céges mindennapoknak megszokott velejárója – vagy legalábbis az kéne, hogy legyen – a kockázatok időről-időre történő felmérése. Ehhez kapcsolódva érdemes végiggondolni, hogy milyen módszert válasszunk az átvizsgáláshoz. Szakértőnk segít!
Mindenekelőtt érdemes tisztázni, mit értünk valójában kockázatmenedzsment alatt. A kockázatmenedzsment mint fogalom, tartalmi szempontból, az “öt menedzsment funkció” (tervezés, szervezés, irányítás, ellenőrzés, továbbfejlesztés) gyakorlati megvalósítását jelenti a kockázatok azonosítása, értékelése és kezelése során. Mindezeken túl magában foglalja a kockázatértékelési technikákat. Tehát egy tulajdonképpeni tárházként funkcionál.
Első szempontok: a mélység és a cél
A vállalkozások nap mint nap szembesülnek fenyegető problémákkal, veszélyekkel. Ezek között vannak külső és belső kockázatok. Külső pl. társadalmi, politikai, jogszabályi változások, környezeti katasztrófahelyzet, a piaci környezet változásai. Belsők: a stratégiai vezetés hibái, pénzügyi kockázatok, projekt kockázatok, üzemfenntartási problémák. Minden új lépés, változás, változtatás, és maga a működés is kockázatokat rejt magában.
A vállalkozásnak mindenekelőtt azt kell eldöntenie, milyen mélységben, milyen mértékben akar foglalkozni a kockázataival. Ettől függ ugyanis, hogy a következőkben milyen módszert érdemes választania.
Kép:Unsplash
A megfelelő módszer kiválasztásnál a másik alapvető kérdés, hogy mi a cél, miért történik a kockázatok felmérése?
- Csak felmérni és összegyűjteni szeretnénk?
- Értékelni is akarjuk őket?
- Konkrét intézkedéseket is kidolgoznánk hozzájuk?
Tanácsadóként gyakran tapasztaljuk, hogy az első kérdéseknél a vezetők magabiztosak, úgy érzik, teljes körűen képben vannak a kockázataikkal. Mégis, mint annyi más esetben, itt is működik, hogy egész más hatása van, ha leírva is meglátják az összegyűjtött tényezőket. A vállalkozók rendszerint meglepődnek, milyen sokféle kockázat felmerül ilyenkor, és mennyivel árnyaltabb képet kapnak, hiszen gyakran olyan kockázatok is előkerülnek, amelyekkel korábban nem számoltak.
Melyik módszer legyen a miénk?
A kockázatmenedzsment témakörével a nemzetközi szabványok közül az ISO 31000 és az ISO 31010 foglalkozik részletesen. Összeállításuknál a szabványalkotó szakértők célja az volt, hogy a vállalkozások útmutatót kapjanak a kockázatkezelési folyamataik rendszerezett és dokumentált alkalmazásához.
A kockázataink felmérésére pedig létezik egy elérhető módszertani tárház. A módszertanok között találunk olyanokat, amelyek csupán az azonosításhoz használhatók, és persze vannak olyanok is, amelyek mindhárom fázisra – azonosításra, értékelésre és az intézkedések kidolgozására is – alkalmasak.
A legnépszerűbb, általánosan ismert módszerek:
- brainstorming, interjúk, kérdőívek, ellenőrzési jegyzékek (csak azonosításra),
- következmény-valószínűség mátrix (ez már értékelésre is),
- ok-következmény elemzés (még nem értékel, de már megnézi a lehetséges következményeket).
Brainstorming: közkedvelt módszer, az érintett munkatársak közös ötletelése, amelynek során felsorolás jelleggel összegyűjtik a vizsgált területeken lehetséges kockázatokat. Előnye, hogy gyors, sok szemszögből alaposabban át tudjuk gondolni, nagyobb területet tudunk lefedni (minél több terület képviselteti magát). Ugyanakkor a hátránya is lehet az, hogy túl sok ötlet kerül felsorolásra, ezért mindig szükség van arra, hogy utólag újra átnézzék és csak azokat hagyják benne, amelyek tényleg relevánsak. Az eredmény egy adott idejű kockázati lista lesz.
Interjúk: a meghatározott személyeket külön-külön kérdezzük meg, egy előzetes kérdéslista alapján. Előnye, hogy egyszerre csak egy embert veszünk ki a munkából és egy adott területen mélyebb azonosítást tudunk végezni. Hátránya lehet, hogy csak abból az egy szemszögből mutatja meg a képet. Ennek is kockázati lista a kimenete.
Következmény-valószínűség mátrix: A kockázati mátrix egyik oldalán az adott szempontrendszer szerinti következmény, a másik oldalán a valószínűségi változó áll. A következmény és a valószínűség eredményeként kapjuk a kockázat becslését, vagyis a kockázati besorolást. Ez már nem csupán azonosít, hanem értékel is. Könnyű használni. Egyszerű értelmezni a számértékek miatt. Hátránya lehet, hogy szubjektív, az elemzőtől függ a kockázati érték.
Ok-következmény elemzés: egy probléma vagy következmény okainak szisztematikus vizsgálata. Hátránya, hogy bonyolult nehezebben számszerűsíthető. Előnye, hogy megfelelő alkalmazásával növelhető a teljesítmény, megszüntethetők a hátráltató tényezők mögött lappangó okok.
További szempontok: hogyan, ki, melyik területen?
Nagyon fontos az információgyűjtés technikájának meghatározása. A módszer kiválasztása után érdemes ezzel foglalkozni. Innen pedig rögtön adja magát a következő lépés: a résztvevők köre is. Hiszen ha például egy interjús megkérdezést választottunk az információgyűjtés módjának, meg kell határozni hozzá a vizsgálatba bevont csoportokat, személyeket is. Ezt követően pedig el kell készíteni a kérdőíveket – akár személyre szabott formában.
Az is fontos szempont, hogy van-e egyáltalán lehetőség mélyreható elemzés elvégzésére.
Fontos, hogy ki végzi majd az értékelést. Van-e belső szakemberünk, aki a kockázatokkal foglalkozik. Pontosabban van-e belső szakemberünk azon a területen, ahol a kockázatokat mérni kívánjuk. Gyakori, hogy egy kockázatfelmérésnél nem a teljes piaci működést vizsgáljuk, csupán egyetlen projekt szempontjait. Ezért is fontos mérlegelni, ki lehet a megfelelő ember. Lehet, hogy egy külső szakértő lesz a megfelelő. Aki a módszertanokat is jól ismeri, és el tudja dönteni, melyik lesz a tökéletes, ráadásul és külső szemként mást is meglát, mint egy belső ember. Pláne, ha nem csupán tüneti kezeléssel foglalkozunk, hanem gyökér-okokat akarunk megszüntetni.
Bármelyik módszert bármilyen méretű cégnél használhatjuk. Ugyanakkor bizonyos módszerek inkább tevékenységi körökhöz kötődnek. Például egy hiba-mód-hatás elemezés (FMEA) leggyakrabban az autóiparban, de bármilyen gyártó cégnél jól alkalmazható.
A mi időnk, a mi pénzünk
Azzal tisztában kell lenni, hogy minden belső vizsgálat egyik fő fizetőeszköze az idő. Ha a költség a szempont, akkor lehet találni olyan módszereket, amelyek költségkímélőbbek. De az időt mindenképpen rá kell szánnunk.
Ahány ház, annyiféle kockázat. Ehhez mérten a megfelelő felmérési módszer kiválasztása is igényel némi időráfordítást, de inkább ezzel töltsünk egy kis plusz időt, mint a bekövetkezett probléma megoldásával sokkal többet.
Bármilyen fajta további fejlesztésnél, beruházásnál, bővítésnél mindenképpen jól jön majd, ha elkészült egy kockázatlistánk és a kezünkben van. Tehát az első és legfontosabb: jussunk el odáig, hogy leírjuk!
Patonai Ágnes
p2m Consulting