Vannak sztorik a “donaldkacsázásról” az online meetingeken, ahogy mind találkoztunk már azzal is, hogy valaki érezhetően nem volt jelen – még ha azt is mutatta a chat, hogy részt vesz a megbeszélésen. Egymást érik az online meetingek, itt az ideje megtanulni, hogy kell profin csinálni! Mert első benyomást tenni itt is csak egyszer lehet. Etikett szakértőnk segít!
Drámai gyorsasággal vált mindennapjaink természetes részévé az online megbeszélés és a videokonferencia. Ugyanakkor leselkedik ránk az ilyenkor szokásos veszély: azt hinni, ha valamiben rutinunk van, az azt is jelenti, hogy jól is csináljuk. Érdemes ezért idejekorán olyan rutinokat kialakítanunk, melyek által nemcsak kihasználjuk az online kapcsolattartás és közös munka hatékonyságát, de előnyös fényben is tüntetnek fel bennünket.
A felkészülés fél siker
A felkészülés egyszerre jelenti a technikai háttér biztosítását, az audiovizuális üzenet átgondolását és ellenőrzését, valamint az adott programra való előkészületeket is.
Érdemes még a megbeszélés előtt tesztelni a kamera, a hangszórók és a mikrofon működését, mert könnyen feszélyező perceket okozhat és türelmetlen partnerekkel találhatjuk szembe magunkat, ha nem tesszük. A kamera tesztelése során arra is fordítsunk figyelmet, hogy elég jó-e a megvilágítás, illetve milyen környezet (rend és intim részlet) lesz látható a másik fél számára.
Kép:Pexels
Nem sugall professzionalizmust, ha a beszűrődő zajok, legyen az akár az utca zaja vagy a belső környezet hangja (kávéfőző, háztartási gépek, csacsogó munkatársak vagy családtagok) megnehezítik a kommunikációt. (Amennyiben a kommunikációs alkalmazás lehetőséget ad rá, kapcsoljuk be a hátsó zajt kiszűrő funkciót.)
Annak érdekében, hogy a figyelem rajtunk maradjon, illetve hogy ne a környezetünk öntudatlan pásztázása kösse le partnerünk figyelmét, érdemes semleges, inkább világosabb, kevésbé mozgalmas látványt nyújtó, ha úgy tetszik „ingerszegényebb”, vagy a személyes professzionalitást sugalló (pl. könyvespolc) hátteret választani.
Míg az irodából beszélgetve jellemzőbb, hogy a hitelességünket az öltözékünk is aláhúzza, ha home office-ból jelentkezünk be, kissé túlöltözöttnek hatna egy blézeres, zakó-nyakkendős bejelentkezés, de smart casual-nál (megközelíthető, de professzionális megjelenésnél) ne adjuk alább.
Jó tudni, hogy a munka hatékonyságára is kihathat, ha csak a kamera látószögében szalonképes a megjelenésünk. Vagyis tetőtől talpig érdemes „munkához öltözni”. Így akkor sem jöhetünk zavarba, ha fel kell állni a gép mellől és így a teljes alakunk is láthatóvá válik.
Különösen érdemes figyelni a hajunkra, illetve nőként a sminkünkre is: a kamera (és a megvilágítás) csalóka képe okán ha ezt elhanyagoljuk könnyen „nyúzott” benyomást kelthetünk. Ahhoz, hogy mi a megfelelő, itt nem más, mint a világhírű divattervező, Tom Ford ad tanácsokat.
Tegyük könnyen elérhetővé azokat a dokumentumokat, jegyzeteket, melyekre feltehetően a beszélgetés során szükségünk lehet. Egyrész készítsük a gép közelébe őket, illetve nyissuk meg a gépen azokat a dokumentumokat a megfelelő oldalon, amelyeket esetleg meg szeretnénk osztani (screen share) a többi résztvevővel.
Amellett, hogy nem elegáns, nem tűnünk sem figyelmes, sem professzionális partnernek, ha a beszélgetés alatt jut eszünkbe, hogy készítsünk egy kávét vagy hozzunk egy pohár vizet. Ezeket érdemes, ahogyan egy hagyományos megbeszélés során is, előre odakészíteni. (… és érdemes a mosdóba is idejekorán kimenni.)
Azonban ahogyan egy tárgyalás során sem tennénk, egy videokonferencia vagy online megbeszélés alatt sem falatozhatunk vagy rágcsálhatunk.
Ami nemcsak az online megbeszélésekre igaz
Az üzleti élet egyik legfontosabb szabálya a pontosság – minden értelemben. Ahogyan egy személyes találkozóról vagy megbeszélésről sem illik késni, az online megbeszélés partnereit sem elegáns megvárakoztatni.
Előfordulhat ugyanakkor, hogy a partnerek valamelyike késik, vagy technikai problémák miatt újra meg kell próbálnia a konferenciához való csatlakozást. Érdemes ezért egy kis small talk-ra is készülni. Néhány érdeklődő kérdés, (a kényszer szülte home office időszakban lehet arról érdeklődni, hogy van-e valamilyen izgalmas időtöltése a többieknek), vagy egy-két szakmai oldal, illetve könyv ajánlása azon partnerek az esetében is beválhat, akikkel még nem ismerjük annyira egymást.
Kép:Pexels
Ha többen is részt veszünk a beszélgetésben, és nem magától értetődő, akkor érdemes arról is megállapodnunk, ki vezeti az aznapi programot. Az irányított beszélgetés nemcsak hatékonyabb, de abban is segít, hogy elkerülhessük ez egyik legbántóbb bárdolatlanságot, a közbevágást, illetve félbeszakítást. (Ugyanakkor érdemes arra is figyelni, hogyha nem nálunk van a szó, a mikrofont kikapcsoljuk. A véletlen zajok nemcsak a többieket zavarhatják, de kéretlenül a figyelem középpontjába kerülhetünk (szó szerint), mert egyes konferencia programok (pl. Zoom), annak a személynek az képét mutatják automatikusan, aki a leghangosabb.)
Egy kutatás szerint a videokonferencia azért is hatékonyabb, mint egy telefonkonferencia, mert a felek nem tudnak közben mással foglalkozni, mímelve mindössze a figyelmet. Ugyanakkor ahogyan a személyes megbeszélések során is bántó (és vét az üzleti etikett szabályai ellen), aki a telefonját nézegeti, üzeneteket írogat, közösségi oldalt böngész, ez az online megbeszélésekre is igaz.
Különleges szabályok videokonferenciára
Ahogyan jó ötlet, ha semleges környezetet választunk a beszélgetéshez, súlyos bárdolatlanságnak számít a beszélgetőtárs környezetére megjegyzéseket tenni, vagy kérdezgetni a háttérben meghúzódó személyes tárgyakról.
Úgy válhatunk figyelmes és kedvelt beszélgetőtárssá (és üzleti partnerré), ha a partnerünk azt érzi, hogy odafigyelünk rá, illetve az általa mondottakra. Ebből a szempontból a videokonferencia szerencsésebb eszköz ugyan, mint a telefonkonferencia, de nem adja az élő beszélgetés teljes élményét. Érdemes ezért néhány dologra külön is energiát fordítani:
Igyekezzünk a beszélgetés alatt a kamerába és nem a partnerünk arcát nézni, mert így lehet az az érzése, hogy tarjuk vele a szemkontaktust. Teljes figyelmünk az övé.
Tudatosan figyeljünk arra, hogy arcvonásaink barátságosak és pozitív érzelmeket tükrözőek legyenek, sőt – ha helyénvaló – nyugodtan mosolyogjuk is. Egyes kutatások szerint akadnak, akik a semleges arcot az érdeklődés hiányaként dekódolják, míg olyanok is, akik kifejezetten barátságtalannak látják a rezzenéstelen arcot.
Kutatásokból azt is tudjuk, hogy a hitelesség és a karizma legjobb nagykövetei az aktív kézgesztusok. Érdemes ezért olyan távolságban ülni a kamerától, hogy beszélgetőtársaink ne csak egy beszélő mellszoborral tarthassák a kapcsolatot, hanem a gesztusainkat is láthassák. S gesztikuláljuk olyan szabadon, ahogyan egy személyes megbeszélés során tennénk.
Amennyiben a beszélgetést rögzíteni szeretnénk (és erre a technika lehetőséget ad) ehhez nemcsak az etikett szabályai miatt kell a többiek engedélyét kérni…
A megbeszélés vége
Ahogyan egy személyes megbeszélés során, az online megbeszélés végén is érdemes röviden összefoglalni az elhangzottakat, megismételni az elvégzendő feladatokat, felelősöket és határidőket, illetve emlékeztetőt készíteni. S természetesen elköszönni a többi résztvevőtől, mielőtt kilépnénk a platformról. Ugyanakkor számos kellemetlen pillanattól kímélhetjük meg magunkat, ha arról sem feledkezzünk meg, hogy az elköszönést követően azonnal kikapcsoljuk a mikrofont és a kamerát.
Az online kapcsolattartásra történő kényszer szülte átállás azok számára is megmutatta ezeknek a megoldásoknak a vonzó oldalát, akik korábban ódzkodtak tőle. Idő- és költséghatékonysága vonzó alternatívává teszi az üzleti és professzionális környezetben egyaránt. Érdemes hát egy elegáns és hatékony rutint kialakítani, figyelemmel arra, hogy egyre gyakrabban fordul majd elő, hogy ez lesz az a platform, ahol másokkal először találkozunk. És mint tudjuk: első benyomást, csak egyszer lehet tenni…
Erdős Zsuzsanna
üzleti etikett szakértő, coach
www.erdosetikett.hu