Amilyen modernnek láttuk néhány évvel ezelőtt az egyterű irodákat, annyira ódzkodik tőle mára a többség. Pedig a nyitott térnek megvannak az előnyei is, csak érdemes betartani néhány szabályt.
Elterjedt, mert gazdaságos
Az első egyterű irodák több mint fél évszázaddal ezelőtt jelentek meg, a falak lebontása mögött pedig az egyenlőség volt az elv: az, hogy az irodai elhelyezkedést ne a rang, hanem a szakterületek határozzák meg. Magyarországon elsőként a multinacionális cégek alkalmazták az anyavállalataiknál ismert egyterű irodákat. A robbanásszerű terjedés oka – bár nagyon jól kommunikálható volt a modernitás, a cégen belüli kommunikáció könnyítése és az átláthatóság növelése – valójában inkább az indokolta, hogy egyterű irodával azonos számú dolgozó esetén jóval kevesebb négyzetméterre van szükség, mint a hagyományos elrendezés esetén. A 2008-as gazdasági válság pedig rákényszerítette a cégeket a költséghatékonysági szempontok fokozott figyelembevételére, így egyre több cég terelte „hodályokba” a munkatársakat.
Nem jött be?
A tulajdonosok, cégvezetők azt remélték, hogy a költségcsökkentés mellett az open-office segíteni fogja a csapatmunkát, hatékonyabbá teszi az együttműködést, és növeli az elkötelezettséget. Valójában viszont úgy tűnik, hogy bár az egylégterű irodáknak vannak előnyei és hátrányai is, összességében mára többen utálják, mint szeretik. Az Offiseven nyár eleji felméréséből kiderül, hogy a magyar munkavállalók nem szeretik a nagy területű, több fős open-office kialakítást. A megkérdezett 303 fő (X,Y és Z generációs válaszadók) közül, mindössze 5% választaná önszántából ezt az iroda típust.
Kép:Unsplash
Hatékonyság és környezet
A felmérésből kiderül, hogy a válaszadók 92,4 % számára meghatározó munkakörnyezetének minősége és 84,8% szerint befolyásolja munkájának minőségét is az, hogy hol milyen irodában dolgozik. Ha ehhez hozzátesszük, hogy külföldi kutatások szerint 15%-al rosszabb a nyitott irodákban dolgozók termelékenysége, hajlamosabbak koncentráció zavarra és nagyobb eséllyel betegednek meg, akkor egyértelművé válik miért ilyen elutasított ez a forma.
Az egyterű irodákban dolgozók jellemzően a zajra panaszkodnak, átjáróháznak érzik munkahelyüket, valamint kevés számukra a személyes tér, hiszen túl közel ülnek egymáshoz a kollégák. Sokan, idegenkednek attól, hogy a mögöttük mászkálók rálátnak a monitorjukra, amire pedig egy nagy nyitott térben elég jelentős esély van.
A felmérésből kiderül, hogy a kérdőívet kitöltők 44,6%-a kedvére szeretne választani, hogy a nap különböző szakaszaiban, hogyan, milyen környezetben dolgozik. 30,4 %-uk csendben szeretné végezni munkáját, 13,5% értékeli, ha színes a munkakörnyezete, 6,3% részesíti előnyben a letisztult, inkább színtelen (fekete/fehér/szürke) miliőt, míg 5,3% szeret nyüzsgésben, zajban dolgozni. Vagyis különbözőek vagyunk és másra van szükségünk a hatékony munkához. Ráadásul az optimális munkakörnyezet cégenként is változó. Más-más megoldás lehet jó vállalkozásonként, de még egy kisebb szervezeti részlegen belül is. Sajnos nincsenek mindenhol alkalmazható sablonok, egyedi megoldásokra van szükség.
Ahhoz, hogy igazán hatékony munkakörnyezetet hozzunk létre meg kell ismerni a cég DNS-ét. A DNS-felmérés során feltérképezzük a vállalati kultúrát, a munkastílusokat, a munkavállalói demográfiát, a szervezeti struktúrát, a regionális hatásokat, az iparágat és nem utolsó sorban a munkavállalók igényeit. Így meghatározhatjuk, hogy a munkatársak számára milyen típusú munkaterületek felelnek meg leginkább, mi teszi kényelmessé és hatékonnyá a mi irodánkat.
Hogyan lesz élhető?
Az egyterű irodák élhetőbbé tételére hozott szabályok, az átgondolt elrendezés és az alapvető irodai etikett betartása valójában már kicsiben is nagyon fontos. Ha négy-öt embernél többen ülnek egy szobában már bőven tudják annyira zavarni egymást, hogy érdemes legyen figyelni az alábbiakra.
Kép:Pexels
Kutatások azt bizonyítják, hogy valamilyen privát térre mindenképpen szükség van akkor is, ha a munka alapvetően egy légtérben zajlik. Ahhoz, hogy belássuk ennek szükségességét elég csak felidézni a folyosókon kezüket a fülükre tapasztva telefonáló kollégák képét. Kisebb tárgyalók a legtöbb helyen rendelkezésre állnak, de hasznos, ha ezeket nem csak külső megbeszélésekre, előre lefoglalva lehet igénybe venni. Helyet kell teremteni az ad hoc megbeszéléseknek és a magán telefonálásnak is – az irodában dolgozók közös érdekében.
Az egyes szakterületek munkájának jellegét is jó figyelembe venni: a munkaköri kötelességük szerint egész nap telefonáló értékesítők vagy ügyfélszolgálatosok biztosan a más típusú munkát végzők agyára mennek majd, ha túl közel vannak egymáshoz akkor is, ha csak pár emberes cégről van szó.
Rajtunk is múlik
Az, hogy az irodai lét mennyire lesz a különböző munkát végző, különböző beállítottságú emberek békés együttélése nagyon nagy részben magukon a kollégákon múlik.
Reméljük, már evidens, de kihagyhatatlan alap: közös térben zenét, videót, bármit csak és kizárólag fülhallgatóval hallgatunk! Vannak, akik hatékonyabbak, ha szól valami, másokat viszont teljesen kizökkent a munkából a muzsika. Ugyanígy kötelező a telefon, számítógép lenémítása is. Szintén alap, hogy közös irodában nem eszünk „illatos” dolgokat. Egy almát persze el lehet rágcsálni, de a szalámis szendviccsel is keressük fel inkább a konyhát… Ugyanígy fontos, hogy ne parfümözzünk az asztalnál. Lehet, hogy a legdrágább, márkás illatot viseljük, akkor is a mosdóban fújjuk be magunkat.
Meg kell tanulni azt is, hogy csak azért, mert hallótávolságban ül valaki, még nem jelenti azt, hogy bármikor elkezdhetünk beszélni hozzá. Ha valaki egy másik irodában ül, kopogunk, mielőtt bemegyünk. Közös térben is jobb megkérdezni, hogy ráér-e az illető, mielőtt megállunk az asztala mellett és beszélni kezdünk hozzá, vagy ne adj isten csak átkiabálunk egy feladatot.
Az alap tehát minden esetben a tapintat és a tolerancia: vagyis igyekezzünk tekintettel lenni a másikra, de vegyük tudomásul azt is, hogy különbözünk. Kizárt, hogy egy-egy kolléga nem fog olyasmit tenni időnként, ami idegesít. Az, hogy képesek legyünk szemet hunyni bizonyos dolgok fölött épp olyan fontos az élhető közös irodai lét érdekében mint az, hogy képesek legyünk jelezni, ha komolyan problémánk van.