Milyen teendői vannak a munkával összefüggésben a koronavírus járvány kapcsán egy kisvállalatnak? Szakértőnk összeszedte, mit tegyen egy kis cég a jelenlegi, rendkívüli helyzetben.
A koronavírus mára sajnos hazánkat is elérte. Egyelőre még csak egyedi esetekről van szó, de a vállalatok ettől függetlenül elővigyázatossági lépések megtételére kényszerülnek.
„Mivel ügyfeleink nagyrészt kis- és középvállalkozások és mi magunk is azok vagyunk, így adódik a kérdés, hogy a mi munkánkkal összefüggésben mit tegyen egy kisvállalkozás a jelenleg kialakult rendkívüli helyzetben” – mondja szakértőnk, Patonai Ágnes, a p2m Consulting vezetője.
Először is fontos leszögezni, hogy a vállalatok túlságosan különbözőek ahhoz, hogy általános intézkedéseket lehessen előírni számukra – hangsúlyozza a szakértő hozzátéve, az mindenképp elmondható, hogy a folyamattérképük alapján végig kell gondolniuk, hogy melyek azok a pontok, ahol a munkatársak, az ügyfelek és a beszállítók kapcsolatba kerülnek és ezeket a lehetőségeikhez mérten minimalizálni kell.
Az elővigyázatossági lépések között elengedhetetlen a cégeknél a pandémiás terv készítése a dolgozók egészségének megőrzése és mind a munkavállaló, mind a munkáltató jogainak tisztázása érdekében.
Forrás: p2m
Szintén sokat segíthet, ha létezik üzletmenet-folytonossági terv (BCP), melynek alapelve, hogy biztosítsuk a munkavégzés folyamatosságát. Ez szerencsére egyre inkább a mindennapi üzleti gyakorlat részévé válik már. A jelen helyzetben a kritikus pont, ha egy munkavállaló megbetegszik, így nem tudja ellátni a feladatait, illetve, ha a beszállítói oldalon történik ugyanez a helyzet.
A szolgáltató cégek esetében talán egyszerűbb a helyzet. „Nálunk, a tanácsadó cégnél, például a gyors és megbízható telekommunikációs technológiának köszönhetően törekszünk arra, hogy elérhetővé tegyük mindenki számára a hatékony távmunka lehetőségét, minimalizálva ezúton a személyes kapcsolatot a munkatársak között. Ez egyébként is gyakori a tanácsadói munka során, hiszen törekszünk az utazási idő általi veszteséget minimalizálni és a home office feltételei jelen helyzet nélkül is mindenki számára biztosítottak. Ez a beszállítóinkra is igaz, akikkel mi – lehetőség szerint – szintén online felületeken próbáljuk lebonyolítani a kommunikációt” – mondja a szakértő.
Na de mi van olyan cégnél, ahol ez nem megoldható? Számos alkalmazott egyszerűen nem tud otthonról dolgozni, és fizikailag jelen kell lennie egy létesítményben. Gondoljunk csak például egy gyártócégre. Ezen vállalatoknak a cselekvési terv részeként a veszélyeztetettséget csökkentő előzetes intézkedések keretében részletes tájékoztatót kell kidolgozniuk, és ezt a munkavállalók rendelkezésére bocsátaniuk. Ennek egy fontos lépése a dolgozók feltérképezése az egészségügyi állapotukról, esetlegesen fertőzött személlyel való feltételezett érintkezésükről, illetve az utóbbi időkben történt külföldi útjaikról. Természetesen ezeket az adatokat is a GDPR-ral összhangban a cégnek megfelelő jogalappal kell kezelnie.
A pandémiás terv alkalmazásának kihirdetésétől az egyik legfontosabb cél a járvány terjedésének a lassítása. A munkahelyeken is nagyon fontos az alapvető higiéniai szabályok betartatása. Ezalatt a gyakori kézmosást, a különböző eszközök és helyiségek többszöri fertőtlenítését, sűrű szellőztetést stb. értjük. Szükség esetén védőfelszerelés használata is ajánlott, mint például a szájmaszkok, egyszer használatos gumikesztyűk.
A folyamat során lényegében három kockázati pontról beszélhetünk.
1. Az első az, ha valamelyik dolgozónk az óvintézkedések ellenére megbetegszik. Ha bármelyik dolgozó a betegség tüneteit tapasztalja, köteles azt a munkáltató felé kommunikálni, akinek felelőssége, hogy a beosztott minél előbb elhagyja munkahelyét – hangsúlyozza a szakértő. Erre az estre felkészülve érdemes a helyettesítési rendet jó előre kitalálni, amihez segítségünkre lehet (jó esetben egy korábbi) kompetencia felmérés is. Itt láthatjuk egy jól összefoglalt táblázatban, hogy kinek mihez van szakértelme, tapasztalata, és egy esetleges helyettesítés megszervezését könnyebben át tudjuk látni.
2. Kockázati pont lehet a beszerzés nehézsége. A fizikai termékek és eszközök beszállításával kapcsolatban a vállalatnak fel kell mérnie az esetleges logisztikai akadályokat, és tervet kell készítenie csökkentett mennyiségű áru vagy meghosszabbodott szállítási idő esetére is. Célszerű megvizsgálni azt is, hogy ebben az esetben van-e lehetőség alternatív beszállítóra, és ha igen ez jelentősen javítaná-e az ellátás biztonságát. Gondoljunk olyan vállalkozásokra, ahol a fertőtlenítés, kézfertőtlenítés alapkövetelmény, mint például egy orvostechnikai eszköz gyártónak minősülő hallókészülék gyártó cégnél, vagy akár egy szolgáltatónál, például egy manikűrösnél. Számukra a megfelelő alapanyagok, a fertőtlenítők, vagy maszkok beszerzése most mindenképpen jó előre átgondolandó, korábban kell indítani a beszerzéseket, és érdemes akár raktárra is készletezni.
3. A másik oldalon kockázat a termékeink ügyfelekhez történő eljuttatása, aminek körülményeit szintén végig kell gondolni a jelenleg kialakult helyzet fényében. Egy személyes kiszolgálást végző patika, vagy élelmiszerbolt bevezethet intézkedéseket a házhozszállításra, vagy a boltba való egyenkénti beléptetésre és a kint várakozók közötti legalább egy méteres távolságtartásra vonatkozóan, valamint dönthet a kiszolgáló pult és a vásárlók közé egy plexi elválasztó fal felszereléséről is. Mindezt természetesen a higiéniai rutinok fokozása mellett, azok megerősítésével.
Mindemellett természetesen kulcskérdés minden kisvállalkozás számára a gazdasági helyzet kockázatainak elemzése. Sajnos egy járvány vagy természeti katasztrófa minden céget anyagilag többé vagy kevésbé nehéz helyzetbe hoz. Így fontos átgondolni üzletmenet-folytonosság szempontjából egy huzamosabb ideig tartható bevételkiesés gazdasági következményeit a szervezet számára. Ez azonban már nem a folyamatszervezés része, hanem gazdasági, pénzügyi kérdés.
„Véleményem szerint egy, a koronavírushoz hasonló pandémiás helyzetben a legfontosabb dolog az emberek nyugalmának megőrzése, biztonságérzetük fokozása és a pánikhelyzet, a félelem kialakulásának elkerülése, melyet hatékony belső kommunikációval érhetünk el. A “működési” kockázat kezelése szempontjából úgy gondolom elengedhetetlen, hogy minden munkatárs a lehető leghamarabb részletes információkhoz jusson, legyen szó bármilyen kommunikációs csatornáról” – teszi hozzá Patonai Ágnes.
Fontos, hogy egy hasonló járvány során mindenki megtegye a tőle telhetőt a fertőzés terjedésének megállítása érdekében. Mindezen óvatossági intézkedések és kockázatkezelési folyamatok kiváló útmutatóként szolgálhatnak, és nagyban hozzájárulhatnak a vírus leküzdéséhez.