Írásbeli döntéshozatal, konferencia-közgyűlés – eddig is lehetőség lett volna rá, de a vírushelyzet miatt most komoly fennakadásoktól kímélhet meg egy céget, ha ismeri a jogszerű döntéshozatal alternatív módjait. Egy friss kormányrendelet pedig azoknak is segít, akik nem gondoltak erre előre. Szakértőnk, dr. Arató Balázs segít áttekinteni a lehetőségeket.
A koronavírus-járvány miatt elrendelt intézkedések a gazdasági társaságoknak nem csupán pénzügyi zavarokat, likviditási nehézségeket okozhatnak, hanem a döntéshozatal folyamatát is megnehezítik, sőt meg is béníthatják. Mindezt tetézi, hogy közeleg a 2019-es üzleti év lezárása, a pénzügyi beszámolók elfogadása és az éves rendes köz- és taggyűlések ideje, nem kímélve sem a kkv-kat, sem pedig a Budapesti Értéktőzsdén jegyzett vállalatokat.
A Polgári Törvénykönyv (Ptk.) 2014 óta számos lehetőséget kínál a hagyományostól eltérő legfőbb szervi döntéshozatalra, mégis csak kevés vállalkozás tett lépéseket annak érdekében, hogy létesítő okiratában rögzítse valamely alternatív megoldás alkalmazásának lehetőségét. Arra, hogy részletesen kidolgozott alternatív döntéshozatali rendet alakítson ki, még ennél is kevesebb vállalkozás fordított figyelmet, a tényleges megvalósítás pedig egyenesen ritkaság számba megy.
Ilyen előzményeket követően érkezett meg hazánkba a koronavírus, és döbbentette rá vállalkozások százezreit, hogy
a halogatás a döntéshozatal lelassulását, sok esetben teljes lehetetlenülését eredményezi akkor, amikor a rendkívüli jogrendben a szociális érintkezéseket minimalizálni kell a vírus terjedésének megfékezése érdekében.
Lássuk a legfőbb szervi döntéshozatal három alternatív módját – és azt, mit tehetnek azok a cégek, amelyek nem készültek el előre.
Kép:Pexels
Határozathozatal ülés tartása nélkül (Írásbeli döntéshozatal)
Ennek feltétele, hogy a létesítő okirat lehetővé tegye a legfőbb szervi döntéshozatalt ülés tartása nélkül is. Ezt a megoldás alapvetően kisszámú tulajdonosi körrel rendelkező jogi személyek alkalmazzák, a nyilvánosan működő részvénytársaságok esetén az írásbeli döntéshozatal alkalmazását törvény zárja ki.
Írásbeli döntéshozatal során a vezető tisztségviselő a szavazásra jogosultaknak elküldi a határozattervezet szövegét („igen”, „nem”, esetleg „tartózkodik” válaszlehetőséggel) és a döntéshez szükséges dokumentumokat. A vezető tisztségviselő megjelöli a szavazatok leadásának határidejét. Ez azért is lényeges, mert a szavazatok leadási határidejének utolsó napja lesz a határozat meghozatalának dátuma. Ezt követően a határidőben beérkezett szavazatokat a vezető tisztségviselő összesíti, megvizsgálja, hogy megvan-e a döntéshozatalhoz szükséges szavazatszám, majd írásbeli összegzést, jegyzőkönyvet készít a határozatokról, melyet megküld a tagoknak, és a döntéseket bevezeti a határozatok tárába.
Határozathozatal elektronikus hírközlő eszköz útján
Alkalmazása kizárólag abban az esetben lehetséges, ha a vállalkozás létesítő okirata erre kifejezetten lehetőséget ad.
A Ptk. nem szabályozza kimerítő részletességgel a „távtaggyűlés”, vagy konferencia-közgyűlés menetét, csupán egy keretet határoz meg, és a döntéshozó szervre bízza, hogy kialakítsa az elektronikus hírközlőeszköz útján történő határozathozatal részletese szabályait. Ennek legfőbb magyarázata, hogy a Ptk. deklaráltan technológia-független, azaz nem kívánja előírni a vállalkozásoknak, hogy melyik szolgáltató mely termékét vegyék igénybe. A megfelelő technikai eszköz kiválasztása és a feltételek megteremtése teljes egészében a vállalkozásokra van bízva.
A távtaggyűlés, vagy konferencia-közgyűlés szabályrendszerének kialakítása során a vállalkozásoknak figyelemmel kell lenniük arra, hogy elektronikus hírközlő eszköz alkalmazásakor ugyanúgy biztosítani kell a tagsági jogok gyakorolhatóságát, mintha a tag személyesen venne részt a legfőbb szerv ülésén. Ez azt jelenti, hogy egyszerre kell biztosítani a hang- és képfelvétel egyidejű továbbítását úgy, hogy minden tag minden taggal képes legyen kommunikálni, és minden kommunikációt minden résztvevő egyidejűleg követhessen, bármihez hozzászólhasson, minden hozzászólást figyelemmel kísérhessen.
Itt kell megemlítenünk az üzleti titok védelmének kérdését is. A gazdasági társaságnak ugyanis arra is tekintettel kell lennie, hogy az új technológiák alkalmazása során illetéktelenek ne férhessenek hozzá szenzitív információkhoz, vagyis meg kell teremteni azokat a feltételeket, amelyek biztosítják, hogy a legfőbb szerv ülésén elhangzott információk eljussanak a jogosult érintettekhez, de csak és kizárólag hozzájuk.
Másik fontos szempont, hogy az alkalmazott technikai eszközt és módszert úgy kell megválasztani, hogy a tagok azonosíthatók legyenek, vagyis személyazonosságukhoz ne férhessen kétség. Ezek rendkívül szigorú garanciális rendelkezések, melyeket maradéktalanul be kell tartani a távtaggyűlés, vagy konferencia-közgyűlés során az esetleges adatvédelmi, versenyjogi és egyéb jogviták elkerülése érdekében.
A technológia kiválasztásánál arra is figyelemmel kell lenni, hogy bizonyos szolgáltatók korlátozzák a konferenciahívásban résztvevők maximális számát, és az is akadály lehet, ha valamelyik tag olyan vidéki helyen ragadt a kijárási korlátozás idején, ahol nincsenek meg azok a technikai feltételek, amelyek nélkülözhetetlenek a távtaggyűlés megtartásához.
Kép:Unsplash
Speciális szabályok
A kft-k esetében a Ptk. speciális szabályként előírja, hogy az elektronikus hírközlő eszköz közvetítésével tartott taggyűlésen elhangzottakat és a meghozott határozatokat úgy kell rögzíteni, hogy azok később bármikor ellenőrizhetők és visszakövethetők legyenek. Annak érdekében, hogy a későbbiekben a felvétel rögzítésének időpontjához ne férjen kétség, a felvételeket a későbbi azonosíthatóság érdekében érdemes időbélyeggel is ellátni és így archiválni.
Mivel az így megtartott taggyűlésről kép- és hangrögzítés készül, ezért a jogalkotó megengedő a tekintetben, hogy szükséges-e erről írásbeli jegyzőkönyvet is készíteni. Bár a törvény csak abban az esetben ír elő írásbeli jegyzőkönyv-készítési kötelezettséget, ha a döntéshozatal eredményeként a cégjegyzéket érintő határozat született, azonban minden esetben érdemes jegyzőkönyv-kivonatot készíteni legalább a határozatokról, hiszen a vezető tisztségviselő feladata az is, hogy a határozatok tárát folyamatosan és hiánytalanul vezesse. Az átláthatóságot segíti, ha legalább a meghozott határozatokról jegyzőkönyv-kivonat készül, és azt a vezető tisztségviselő aláírja, majd valamennyi tagnak emlékeztető formájában megküldi és a határozatok tárában is elhelyezi.
A részvénytársaságokra további speciális rendelkezések vonatkoznak, amelyek már jóval részletesebben szabályozzák a konferencia-közgyűlést. Itt is magának az alapszabálynak kell lehetővé tennie, hogy a közgyűlésen a részvényes ne személyesen, hanem elektronikus hírközlő eszköz igénybe vételével vehessen részt. A törvény értelmében, ha az alapszabály megteremti a konferencia-közgyűlés feltételeit, akkor a részvényes saját maga dönthet arról, hogy személyesen, vagy virtuálisan vesz-e részt azon. A részvényesnek azt kell csupán bejelentenie, ha a közgyűlésen személyesen kíván részt venni az elektronikus hírközlőeszköz igénybe vétele helyett. A törvény tehát a konferencia-közgyűlés elsődlegességét rögzíti és ahhoz fűz teendőt, ha valamely részvényes mégsem ezt a formáját választja részvényesi jogai gyakorlásának.
Képviselet meghatalmazott útján
Ha a létesítő okirat nem teszi lehetővé sem az írásbeli döntéshozatalt, sem pedig a legfőbb szervi ülés elektronikus hírközlő eszköz útján történő megtartását, áthidaló megoldás lehet, ha a tagok meghatalmazott útján vesznek részt a legfőbb szerv ülésén.
A törvény ugyanis lehetővé teszi, pontosabban nem zárja ki, hogy valamennyi tag ugyanazt a személyt hatalmazza meg a legfőbb szervi ülésen való képviseletre.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a vezető tisztségviselő elküldi a napirendi pontokat, a határozati javaslatokat és az álláspont kialakításához szükséges dokumentumokat a tagoknak, ezt követően pedig a tagok meghatalmazzák a vezető tisztségviselőt a legfőbb szervi ülésen történő képviseletükre.
A meghatalmazással szemben jogszabályi követelmény, hogy azt közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba kell foglalni. A meghatalmazást és annak elfogadását nem szükséges egyazon okiratnak tartalmaznia, így elfogadható, ha a tag két tanú közreműködése mellett írja alá a meghatalmazást, melyre – ugyancsak két tanú jelenlétében – a vezető tisztségviselő külön okiratba foglaltan tesz elfogadó nyilatkozatot.
Az érdekellentét és a későbbi konfliktus elkerülésének leghatékonyabb módja, ha a meghatalmazás nem a meghatalmazott belátása szerinti szavazásra jogosít, hanem konkrét instrukciót tartalmaz arra nézve, hogy a vezető tisztségviselő mint meghatalmazott melyik napirendi pont esetében melyik tag képviseletében milyen szavazatot adjon le.
A működésképtelenséggel fenyegető helyzetet ezzel a módszerrel úgy is át lehet hidalni, hogy a meghatalmazott általi képviselet során kizárólag a létesítő okirat azon módosításáról születik döntés, amely lehetővé teszi vagy az írásbeli döntéshozatalt, vagy pedig – megfelelő részletszabályok szerint – a legfőbb szerv ülésének elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével történő megtartását. Végeredményben tehát az egyetlen meghatalmazott és további egy fő jegyzőkönyv-hitelesítő szabályszerűen megtarthatja a legfőbb szerv ülését.
Amennyiben a világjárvány miatt tagok valamelyike külföldön rekedt, úgy az érintett államban kiállított okiratok hitelesítésére és felülhitelesítésére vonatkozó jogszabályok alapján kell elkészíteni a meghatalmazást, ami azt is jelentheti, hogy konzuli hitelesítés vagy Apostille tanúsítvány lesz szükséges hozzá.
Mentőöv a kormánytól azoknak a vállalkozásnak, amelyek létesítő okiratukban nem rendelkeztek az alternatív döntéshozatali mód alkalmazásáról
A kormány érzékelte, hogy a személyes kontaktusok korlátozása ellehetetlenítette volna azon jogi személyek működését, amelyek létesítő okirata nem tartalmaz felhatalmazást és a törvénynek megfelelő szabályozást alternatív döntéshozatali módok igénybevételére. Ez pedig végső soron a gazdaság csaknem teljes leállását eredményezhette volna.
Erre figyelemmel a kormány megalkotta a 102/2020. (IV.10.) számú Kormányrendeletet (a továbbiakban: Kormányrendelet) a veszélyhelyzet során a személy- és vagyonegyesítő szervezetek működésére vonatkozó eltérő rendelkezésekről, amely többek között a legfőbb szervi ülések megtartására és más döntéshozó szervek (például igazgatóság, felügyelő-bizottság) veszélyhelyzet alatti működésére nézve állapít meg fontos szabályokat.
A jogszabály tehát mentőövet nyújt minden olyan vállalkozás számára, amely nem gondoskodott megfelelő időben arról, hogy létesítő okirata lehetővé tegye az ülés tartása nélküli döntéshozatalt, illetve az alternatív döntéshozatali módokat.
Megengedi ugyanis, hogy minden vállalkozás alkalmazza az elektronikus hírközlő eszközön keresztüli döntéshozatalt (pl. Skype, Teams) és az írásbeli (ülés tartása nélküli) határozathozatalt még akkor is, ha létesítő okirata ilyen felhatalmazást nem tartalmaz.
A Kormányrendelet azt is szabályozza, hogy a legfőbb szervnek nem minősülő, de döntéshozatali jogosítványokkal bíró olyan szervek és testületek, mint az igazgatóság, a felügyelőbizottság, a board, vagy az auditbizottság, miként ülésezhetnek és hozhatnak döntéseket a veszélyhelyzet miatt kijárási korlátozás idején. E szervek elektronikus hírközlő eszköz (telefon- vagy videókonferencia) útján vagy a személyazonosítást lehetővé tevő egyéb távkapcsolati mód igénybevételével tarthatják meg üléseiket és hozhatják meg határozataikat, de az írásbeli vagy email útján történő kommunikációt is választhatják.
A Kormányrendelet a határozatképességre vonatkozó szabályokon is enyhít a pandémiára való tekintettel. Ha valamely döntéshozó testület tagjainak létszáma a veszélyhelyzet ideje alatt a törvényben vagy a létesítő okiratban előírt szám alá csökken, vagy pedig a tag a járvány miatt nem tud eljárni, akkor a többi tag jogosult a határozathozatalra, és a határozatképességre vonatkozó szabályokat a döntőképes tagok száma alapján kell meghatározni.
Kiemelendő, hogy az éves beszámolók elfogadásának és leadásának határideje május 31., és nem biztos, hogy eddig az időpontig enyhülhetnek a kijárási korlátozások.
Ennek jegyében a Kormányrendelet rendkívüli felhatalmazást ad az ügyvezetésnek arra, hogy amennyiben a jogi személy bármilyen okból nem tudja alkalmazni az elektronikus/írásbeli határozathozatalt, úgy maga az ügyvezetés hozza meg a döntést a beszámoló elfogadásáról és az adózott eredmény felhasználásáról.
Sőt, a rendelet azt is lehetővé teszi ilyen esetekben, hogy egyes halaszthatatlan ügyekben a taggyűlés hatáskörébe tartozó kérdésekben is az ügyvezetés hozzon önállóan döntést.
Összefoglalóan kijelenthető, hogy a legfőbb szervi döntéshozatal esetében az új technikai eszközök alkalmazására eddig főként a földrajzilag eltérő helyen tartózkodó tulajdonosi körrel rendelkező vállalkozások esetében került sor. A törvényi lehetőség tehát ugyan adott volt az új technológiák alkalmazására, a jogi személyek többsége azonban nem gondoskodott a jogi és technikai feltételekről a tényleges igénybevétel érdekében. Az alternatív döntéshozatali módok megteremtésének elodázása a koronavírus miatti veszélyhelyzetben jogi személyek százezreit sodorta működésképtelen helyzetbe, amire megoldást kellett találni. A Polgári Törvénykönyv adta lehetőségek, valamint a rendkívüli kormányrendelet könnyítései valamennyi vállalkozás számára megoldást nyújtanak, hogy testületeik meghozhassák a működéshez szükséges döntéseket. Sajnálatos, hogy ezekre a helyzetekre a vállalkozások önmaguktól nem készültek fel, jóllehet a lehetőségek már hat éve adottak voltak. A cél azonban az, hogy a jövőben valamennyi vállalkozás alkalmazza a hatékony alternatív döntéshozatali módok valamelyikét azért, hogy működésük ezáltal bármilyen helyzetben biztosított legyen.