Sajnos a vállalkozók napjai is csak 24 órából állnak, pedig sokszor tűnhet úgy, a világ összes ideje sem lenne elég arra, hogy mindent elvégezzünk. Ha rákeresünk a „hatékonyságnövelés” kifejezésre a Google-ben, sok-sok oldalon keresztül kapjuk a különböző tippeket, trükköket és tanácsokat, hogyan legyünk produktívabbak. De mit jelent valójában a hatékonyság? Honnan tudhatjuk, hogy nem egyszerűen csak még több feladatunk volt egy nap, hanem valóban produktívan töltöttük el?
Szerző: Lázár Fruzsina
A YFS magazin sikeres vállalkozókat kért meg rá, hogy beszéljenek saját tapasztalatukról. Arra kérték őket, hogy fejezzék be a következő mondatot:
„Akkor érzem produktívnak a napom, ha…”
Ha megtalálod a típusod, lesz pár jó ötlet arra is, miképp érezd magad produktívabbnak úgy, ahogy neked fekszik!
Lássuk a válaszaikat!
-
„…teljesítettem a holnapra kitűzött célokat is.”
A határidők kétféleképpen hathatnak az emberre: valakit motiválnak, míg másoknak szorongást okoznak. Ha te a második kategóriába sorolod magad, a produktivitás jó mércéje lehet, ha már jóval a határidők előtt végzel a feladataiddal.
„Szörnyű érzés egész éjjel azon kattogni, hogy reggel valami sürgős dolog vár. Minél előbb elkészülök az ilyen tennivalókkal, annál nyugodtabb vagyok”, mondja Nate Materson, a Maple Holistics marketingigazgatója.
Az is segíthet, ha a legnyomasztóbb feladattal kezded a munkát, legyen az egy bonyolult, időigényes dolog, vagy valami, aminek közel a határideje.
Stacy Caprio, a Growth Marketing alapítója is ezen a véleményen van: „A napom első három óráját mindig a legnehezebb feladatomra szánom. Reggel tudok a legtisztábban gondolkozni és a legjobban koncentrálni.”
Kép:Unsplash
-
„…minden e-mailemre válaszoltam.”
Egy cégvezető többszáz e-mailt kap naponta. Ezt feldolgozni önmagában óriási teljesítmény. Nem csoda, hogy számos vállalkozó számára kifejezetten eredményesnek számít az a nap, amikor többek között a virtuális postaládájukat is ki tudják üríteni. Így biztosak lehetnek benne, hogy nem kerülte el a figyelmüket valami fontos.
A Bejövő üzenetek mappa kiürítésére többféle módszer is létezik. Az egyik, az úgynevezett Inbox Zero, aminek esetében a cél, hogy minden levéllel kezdj valamit. Töröld, továbbítsd, válaszolj, vagy tedd a később elintézendő megfelelő mappába. A lényeg, hogy egyet se ugorj át.
Egy másik lehetséges eljárás a „kétperces szabály”. Nyiss meg egy e-mailt. Ha két percen belül el tudod intézni, ami áll benne, tedd meg azonnal! Ha azonban több időt igényel, tedd egy másik mappába, ahol később biztosan megtalálod. Matthew Ross, a The Slumber Yard ügyvezető igazgatója több, mint 20 különböző mappát használ a levelei rendszerezéséhez – amint beérkezik egy, azonnal áthelyezi a releváns mappába. Így kizárja annak az esélyét, hogy akár csak egy e-mail is elkerülje a figyelmét.
-
„…olyasmivel töltöttem az időm, amitől a cégem értékesebbé vált.”
A Pareto-elv, vagy más néven a 80/20-as szabály kimondja, hogy az eredmények 80%-át a tettek 20%-a generálja. Emiatt méri sok vállalkozó ebben a produktivitást: amikor a feladatoknak azon 20 százalékával foglalkozhatnak, amik a cég produktivitásának javát biztosítják.
„Vannak olyan napok, amikor rettentő elfoglaltak vagyunk, és mégis úgy érezzük, érdemben nem csináltunk semmit. Ennek valószínűleg az az oka, hogy olyasmivel foglalkoztunk, ami hosszú távon nem, vagy kevéssé teszi értékesebbé a céget”, osztja meg Artis Rozentals, a DeskTime vezérigazgatója.
Hogyan tudod ezt biztosítani? Egyrészt, mindig kövesd nyomon, hogy mivel töltöd az időd: ez segít felfedezni az eredményességet gátló szokásokat, hogy ezután kiiktathasd őket az életedből. Ha ez megvan, az idő precíz beosztása könnyebbé teszi majd, hogy ne térj el a céljaidtól – ha például a munkanapod 80%-át fontos feladatokra szeretnéd szánni, bizonyos időközönként mindig ellenőrizd, hogy valóban a tervezett dolgokkal töltöd-e az idődet.
Jó módszer lehet az is, ha kicsi, de nagyon koncentrált időszakokra bontod a napod. Paul Ronto, a RunRepeat marketingigazgatója így tesz. „Olyan rövid időszakokra osztom fel a napom, amelyekben 100%-osan fókuszálok. Ilyenkor elteszem a telefonom, nem nyitok meg plusz lapokat a böngészőben, csak beállítom az időzítőt, és dolgozom. Amikor lejár, pár percre felállok pihenni, aztán folytatom a következő jól meghatározott feladattal.”
-
„…haladtam egy nagy projekttel.”
A nagy, komplex feladatok halogatásra késztetnek – ez alól senki nem kivétel, még a cégvezetők, és bizonyára te sem. Ilyenkor az a lényeg, hogy valahogy belekezdj, mert ez a legnehezebb lépés.
Ebben segíthet, ha a kisebb egységekre szabdalod őket: így kevésbé tűnnek félelmetesnek, mert egy-egy részfeladat elvégzése kevesebb időt és erőfeszítést igényel. Látszik a feladat eleje és vége, így nem annyira frusztráló, és a munkafolyamat maga is átláthatóbbá válik. A sok kicsi feladat azt jelenti, hogy minden nap kipipálhatsz valamit, ami folyamatos sikerélményt jelent, mert folyamatos visszacsatolás, hogy egy újabb lépést tettél a hosszútávú célod felé.
Bár ez első lépésként azt jelenti, hogy sokkal több feladat kerül a to-do listádra, mégis eredményesebbé tehet. „Ironikus, hogy több feladattal eredményesebbekké válhatunk, mégis így van. A kisebb, egyszerűbb dolgok elvégzése ugyanis arra motivál, hogy végig menjünk a teljes listán”, állítja Nate Masterson.
Kép:Unsplash
-
„…minden aznapi feladatommal elkészültem.”
Sok vállalkozó – és talán nyugodtan mondhatjuk, hogy szinte minden ember – abban méri a produktivitását, hogy hány feladatával nem készült el a nap végére. Ez pedig elkerülhetetlenül ahhoz vezet, hogy az ember nehéz szívvel megy haza, hiszen nyomasztja az elvégzetlen munka, ami átcsúszik a következő napra.
Ahhoz, hogy ezt kivédd, érdemes a reggelt az aznapi munka átnézésével kezdeni: válassz ki 3-5 feladatot, amelyek prioritást élveznek, és amelyekre aznap koncentrálni fogsz. Nagyon fontos, hogy ne legyenek túl nagy elvárásaid magaddal szemben, és csak annyi tétel legyen a listádon, amennyi valóban elvégezhető egy nap alatt. Hiszen az előrelátható feladatok mellett még ezernyi másik váratlan dolog megjelenik majd, amivel szintén foglalkoznod kell.
Ha megvan, mi az a három dolog, ami mindenképp aznap elintézendő, kisebb az esélye, hogy sok-sok óra munka után is úgy érezd majd, nem haladtál semmit. Hiszen amit kellett, elvégeztél.