A legtöbb üzletember utál ránézni a bejövő e-mailjeire, mert azt látja, hogy már megint kétszáz újabb van, amit fel kéne dolgozni. Mindent elolvasni és mindenre válaszolni elvinné a teljes napot – a többség nem is teszi. Vagyis az e-mailek jelentős része olvasatlan marad. Igen, azok is, amik tényleg nagyon-nagyon fontosak és különösen izgalmasak, hiszen mi küldtük őket. Az alábbi fortélyok segíthetnek, hogy másképp legyen.
Mielőtt rátérnénk a konkrét tippekre, azt azért le kell szögezni, hogy olyan csodafegyver, ami még ma megold minden ezzel kapcsolatos problémát, nem létezik. Az, hogy elolvassák-e a leveleidet, első sorban azon múlik, hogy ki vagy. Persze a legjobb, ha a brit trónörökös, vagy egy multicég vezetője. A viccet félretéve azonban nem (csak) a pozíció számít a “megnyitási ráta” javulásában, hanem a saját és a céged reputációja is. Ha korábban megbízható partner voltál, ha a céged már adott jó ajánlatot, vagy akár csak tetszett a reklámja annak, akinek a levelet küldöd, ha jót beszélgettetek a címzettel korábban egy partin, az mind-mind segíthet. Tehát az első, hosszú távú cél itt is a jó hírnév építése és fenntartása.
Találd meg a releváns címzettet!
Ahhoz, hogy a leveleddel valóban elérj valamit, az első lépés, hogy ne az asszisztenseknél akadjon el a dolog. Tehát a legjobb lenne rögtön a döntéshozónak címezni. Hogy nincs közvetlen kontaktod? A cégek többségénél az e-mail címek felépítése minden névnél hasonló. Tehát ha megvan egy saleses kolléga elérhetősége és az például a keresztnev.vezeteknev@cegnev.hu formát követi, nagy valószínűséggel a vezérigazgató címe is ilyen lesz.
Fontos viszont, hogy ne akarj mindenképp az első számú vezetőnek írni, ha az ügy, amivel keressük, valójában alacsonyabb szinten is megoldható lenne. Nem az a lényeg, hogy a legnagyobb irodában tárgyaljanak veled, hanem hogy eredményes legyen a dolog. Ha ehhez egy osztályvezető kell, vagy épp a marketinges, őt keresd!
Kép:Pexels
Egy levél, egy címzett
Az elfoglalt emberek többsége egyáltalán nem olvas el olyan e-maileket, amelyeknek nem ő, vagy nem csak ő a címzettje. Más is kapja a levelet, majd az foglalkozik vele, egyel kevesebb gond – gondolják. Konkrét kérés, üzleti ajánlat esetében pedig kifejezetten furcsán veszi ki magát, ha a “csak neki, csak most” tett ellenállhatatlannak szánt ajánlat valójában egy csoportnak szól… (Igen, ha magadnak címezed a levelet és mindenki más titkos másolatot kap, akkor is kiderül.) Vedd a fáradtságot és küldd el egyenként a leveleket, ha tényleg fontos embert akart elérni velük!
Ne rontsd el az első sorral
A jól megfogalmazott tárgymező a marketing leveleknél is nagyon fontos, itt sem kevésbé az. Koncentrálj arra, hogy egyértelműen és tömören kiderüljön, mi az ügy, amiről szó lesz a levélben. A túlságosan általános címekkel szinte biztos, hogy nem lehet célt érni.
Tényleg személyre szabva
Nagyon fontos, hogy az üzenet valóban az adott személynek szóljon, és erről ne csak annyi árulkodjon, hogy az ő neve szerepel a megszólításban. Nézz utána, kinek is írsz! Egy Google keresés is sok fontos információval szolgálhat, hogy mire érdemes kihegyezni az üzenetet, milyen stílust használj, vagy milyen referenciákra hivatkozz.
Nem kérés, ajánlat
Ha már stílus: ez akár hosszabb távon is meghatározhatja az üzleti sikert, hiszen direkt módon hat a reputációra (ld. fent). Az üzleti leveleknél az AIDA (attention, interest, desire, action, vagyis figyelemfelkeltés, érdeklődés fenntartása, vágykeltés, cselekvésre sarkallás) formula bevett szokás. Ez jól is működik a marketingben és az értékesítésben, személyes üzeneteknél azonban jobb elfelejteni.
A fontos embereket elárasztják a kérések, tehát biztos lehetsz benne, hogy nem tudsz annyira szívhez szóló lenni, és olyan különlegesen kuncsorogni, hogy az hasson. Sokkal nagyobb eséllyel számíthatsz válaszra, ha egyenrangú félként kommunikálsz. Ez persze egyáltalán nem azt jelenti, hogy ne kéne megadni a kötelező tiszteletet, sőt. De ne szívességeket kérj, hanem ajánlatot tegyél – bármiről is van szó. Meg kell tudnod fogalmazni, hogy mi az a jól átgondolt és kölcsönösen előnyös (!) ok, ami miatt megkerested.
Ne írj regényt!
Mindezt pedig röviden kell tenni. A fontos emberek elfoglaltak. Akkor sem fognak hosszú leveleket olvasgatni, ha esetleg a téma érdekes számukra. Nem is beszélve arról, hogy saját magadat is komolyabbnak mutatod, ha képes vagy összeszedetten leírni valamit, nincs szükség egy regényre hozzá. A szakértő szerint 100-150 szó az abszolút maximum, amiben össze kell tudnod foglalni a lényegét bárminek. Felejtsd el a töltelék szövegeket!
Ekkora szöveget is érdemes jól tagoltan elküldeni. Ezzel segítheted, hogy gyorsan átfutva is kiderüljön a lényeg az olvasó számára, így gyorsan el tudja dönteni, hogy kíván-e foglalkozni a dologgal. A sortörések, felsorolások segíthetnek, a nagybetűkkel és vastag szedéssel jobb óvatosan bánj, nehogy túlságosan agresszívnak hasson az üzenet. A szakértők szerint érdemes inkább aláhúzást használni, ha valamit ki szeretnénk emelni. Sokat dob a levél megjelenésén, ráadásul a szöveget is rövidíti, ha a linkeket szavakra illesztjük.
Kép:Pexels
Utolsó simítások
Mi kérünk elnézést, hogy ezt leírjuk, de nem maradhat ki: SOHA nem küldünk el úgy emailt, hogy nem olvassuk el előtte még egyszer a késznek nyilvánított levelet.. A kollégákkal való viccelődésnél belefér pár elütés vagy rossz rag, ne adj isten helyesírási hiba, de egy külső partnernél egy életre elvághatod magad vele. Ha azt akarod, hogy komolyan vegyenek, ne ezt a pár másodpercet sajnáld!
Utánkövetés, nem zaklatás!
Ahogy a marketing üzeneteknél – és a sajtómegkereséseknél – szokásos, utánkövetésre (follow up-ra) itt is szükség lehet. Elképzelhető ugyanis, hogy mindent remekül csináltál, mégis elsikkad valahol az email a tömegben. Hogy ezt a pechet elkerüljük, ha néhány nap alatt nem kapsz választ az elküldött levélre, érdemes rákérdezni a címzettnél, megkapta-e az üzenetet.
Eszedbe ne jusson viszont minden nap újból és újból elküldeni a levelet! Az első küldés után pár nap szünet, majd jöhet az emlékezetető. Ha erre sincs válasz, maximum még egyszer (tehát összesen háromszor) érdemes újra elküldeni az emailt. Ha semmi reakció, vedd tudomásul, hogy ez nem jött be – és csekkold le újra, hogy biztos a jó címre küldted-e a leveleket.